Πώς η ψηφιακή τεχνολογία έχει βοηθήσει στην ολοκληρωμένη οργάνωση του γραφείου

 

Είναι γεγονός ότι, η ψηφιακή τεχνολογία και η τεχνητή νοημοσύνη έχουν αλλάξει ριζικά τον τρόπο που οργανώνουμε και διαχειριζόμαστε τις εργασίες και τον χρόνο μας στην καθημερινότητα. Η επικοινωνία μεταξύ συνεργατών και πελατών έχει απλοποιηθεί αρκετά, ενώ η ενοποίηση των διαδικασιών, μας διευκολύνει να ολοκληρώνουμε ευκολότερα και γρηγορότερα όλες τις υποχρεώσεις μας, τόσο στο σπίτι όσο και στην επιχείρηση.

Παλαιότερα, ο μόνος τρόπος για να οργανώσουμε την πληροφορία, ήταν να έχουμε μαζί μας ένα ημερολόγιο ή ένα σημειωματάριο, ώστε να γράφουμε τα ραντεβού μας, καθώς και όλες τις εργασίες που έπρεπε να διεκπεραιώσουμε μέσα στην ημέρα. Σήμερα, υπάρχουν διάφορες σουίτες που προσφέρουν ψηφιακά εργαλεία, τα οποία μπορεί κανείς να εγκαταστήσει στον υπολογιστή του ή να αξιοποιήσει διαδικτυακά, πληρώνοντας κάποια συνδρομή.

Υπάρχουν εργαλεία που επιτρέπουν ακόμη και την αποθήκευση αρχείων και την κοινή χρήση τους με άλλους χρήστες, σε πραγματικό χρόνο. Για παράδειγμα, μπορούμε να έχουμε διάφορα ημερολόγια και σημειωματάρια για κάθε project, και να αναθέτουμε εργασίες σε διάφορους συνεργάτες, οι οποίοι θα μπορούν να έχουν πρόσβαση και να ενημερώνουν τις σημειώσεις και τα ημερολόγια με καινούρια στοιχεία. Αυτά τα εργαλεία επιτρέπουν τη δημιουργία λιστών και την παρακολούθηση της προόδου ενός project σε πραγματικό χρόνο. Οι ομάδες μπορούν να συνεργάζονται πιο αποτελεσματικά, διασφαλίζοντας ότι καμία εργασία δεν μένει πίσω στον χρόνο εκτέλεσης.

Ένα άλλο, ζωτικής σημασίας σημείο για μια επιχείρηση, είναι η επικοινωνία. Σήμερα, με τα email, τις online διαλέξεις και τις βιντεοκλήσεις, μπορούμε να μιλήσουμε με οποιονδήποτε συνεργάτη ή πελάτη απομακρυσμένα, χωρίς να χρειάζεται να βρίσκεται κοντά μας. Αυτό επιτυγχάνει τη γρήγορη διεκπεραίωση των εργασιών και την αποτελεσματική ενημέρωση των πελατών, για την πρόοδο ή τα προβλήματα που μπορεί να προκύψουν σε ένα project. Οι περισσότερες διαδικτυακές πλατφόρμες οργάνωσης γραφείου επιτρέπουν την άμεση επικοινωνία, το μοίρασμα πληροφοριών και τη διοργάνωση συναντήσεων από απόσταση.

Ένας άλλος παράγοντας που έχει επηρεάσει τη ροή των εργασιών μιας επιχείρησης, είναι η αυτοματοποίηση των διαδικασιών, όπως η αποστολή email σε νέους πελάτες. Η τεχνητή νοημοσύνη επίσης έχει παίξει μεγάλο ρόλο στη γρήγορη επικοινωνία και διεκπεραίωση των εργασιών. Ένας πελάτης, για παράδειγμα, μπορεί να μιλήσει με ένα chatbot στο διαδίκτυο και να λάβει τις απαραίτητες πληροφορίες, πριν χρειαστεί να μιλήσει με κάποιον υπάλληλο. Με αυτόν τον τρόπο, οι επιχειρήσεις κερδίζουν σημαντικό χρόνο και δεν απασχολούν το προσωπικό τους σε εργασίες ρουτίνας.

Ένα σύγχρονο σύστημα διαχείρισης γραφείου μπορεί να αποστέλλει υπενθυμίσεις για προθεσμίες, και να δημιουργεί αναφορές πωλήσεων ή άλλα στατιστικά, γρήγορα και εύκολα. Παράλληλα, μπορεί να λαμβάνει δεδομένα από το κεντρικό σύστημα του CRM, που διαχειρίζεται τους πελάτες και αντλεί τις πληροφορίες που χρειάζεται, προκειμένου να δημιουργήσει φόρμες επικοινωνίας. Πολλές εφαρμογές οικονομικής διαχείρισης παρέχουν στους υπεύθυνους γραφείου τη δυνατότητα να διαχειρίζονται τα τιμολόγια, τη μισθοδοσία των υπαλλήλων και άλλες οικονομικές συναλλαγές ψηφιακά. Αυτό μειώνει τον κίνδυνο λαθών και ενισχύει τη διαφάνεια μεταξύ πελατών και συνεργατών.

Όλες αυτές οι υπηρεσίες γραφείου δεν θα μπορούσαν να είναι πραγματικότητα σήμερα, αν δεν υπήρχε η τεχνολογία. Η χρήση ενός ημερολογίου ή ενός σημειωματάριου έχει περιορισμένες δυνατότητες, αλλά για πολλούς παραμένει ένας ευχάριστος τρόπος να οργανώνουν τον χρόνο και τις υποχρεώσεις τους σε καθημερινό επίπεδο. Η επιλογή των εργαλείων οργάνωσης γραφείου εξαρτάται από τις ανάγκες κάθε χρήστη και επαγγελματία